Zmiana planu kont nowych klientów biura

Zdarza się, że nasze biuro rachunkowe przejmuje księgi rachunkowe jednostek w trakcie ich roku obrotowego. Czy możemy dokonać zmian w planach kont tych jednostek w ciągu roku obrotowego?

Moment wprowadzenia zmian w planach kont przejmowanych podmiotów zależy od tego, jakiego rodzaju modyfikacji biuro rachunkowe - w porozumieniu z kierownikami jednostek - zamierza dokonać. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że politykę rachunkowości, w tym plan kont, zatwierdza i aktualizuje kierownik jednostki, również gdy prowadzenie ksiąg zostało powierzone biuru rachunkowemu. Zatem zmiana planu kont wymaga aneksu lub zarządzenia kierownika jednostki o wprowadzeniu nowego jednolitego tekstu zakładowego planu kont.

Przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Stanowi o tym art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zakładowy plan kont jest elementem polityki rachunkowości w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, ustalającym wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (art. 10 ust. 1 pkt 3 tej ustawy).

Zgodnie z pkt 3.7 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 2) jednostka może w uzasadnionych przypadkach odstąpić od ciągłości stosowania przyjętych zasad (polityki) rachunkowości i zmienić je, dokonując retrospektywnego przekształcenia danych porównawczych, jeżeli uzna, iż jest to konieczne dla bardziej jasnego przedstawienia jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Nową zasadę stosuje się od pierwszego dnia roku obrotowego. Zależnie od decyzji kierownika jednostki jest to pierwszy dzień bieżącego lub następnego roku obrotowego.

Niektóre modyfikacje planu kont nie stanowią zmian polityki rachunkowości, więc mogą zostać wprowadzone w trakcie roku obrotowego. Należą do nich np. zmiana symboli kont księgowych, niepowodująca zmiany treści sald wykazywanych w sprawozdaniu finansowym oraz zasad wyceny lub sposobu przedstawienia wyniku finansowego jednostki, niezakłócająca porównywalności ujętych na kontach danych i niepowodująca naruszenia zasady ciągłości.

Sama zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą (automatycznie) zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Mowa o tym w pkt 37 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26). Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:

a) odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,

b) opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.