A A A

Gazeta Podatkowa nr 36 (1493) z dnia 4.05.2018

Księgi rachunkowe w stowarzyszeniach i fundacjach

Stowarzyszenia i fundacje jako organizacje pozarządowe mają, co do zasady, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych na ogólnych zasadach rachunkowości. Po spełnieniu określonych warunków, stowarzyszenia i fundacje mogą nie stosować postanowień ustawy o rachunkowości i prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.

Stowarzyszenia

Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych. Samodzielnie określa swoje cele, programy działania i struktury organizacyjne oraz uchwala akty wewnętrzne dotyczące jego działalności, którą opiera na pracy społecznej swoich członków. Do prowadzenia spraw stowarzyszenie może zatrudniać pracowników, w tym swoich członków (art. 2 ust. 1-3 Prawa o stowarzyszeniach). Wyróżnia się stowarzyszenia zarejestrowane i stowarzyszenia zwykłe.

Stowarzyszenia zarejestrowane to takie, które podlegają obowiązkowemu zarejestrowaniu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Po wpisie do tego rejestru otrzymują osobowość prawną. Stowarzyszenia zwykłe natomiast nie wymagają rejestracji w KRS i nie posiadają osobowości prawnej.

Do utworzenia stowarzyszenia zarejestrowanego konieczne jest współdziałanie co najmniej siedmiu członków założycieli, którzy uchwalają statut i wybierają komitet założycielski albo jego władze. Stowarzyszenie zwykłe może zostać utworzone przez co najmniej trzy osoby. Elementy, jakie powinien zawierać statut stowarzyszenia, przedstawiono w ramce: Statut stowarzyszenia...

Z art. 2 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach wynika, że stowarzyszenie to zrzeszenie o celach niezarobkowych. Jak wynika jednak z art. 34 tej ustawy, stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą, według ogólnych zasad określonych w odrębnych przepisach. Dochód z działalności gospodarczej stowarzyszenia służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków.

Stowarzyszenie zarejestrowane może prowadzić działalność gospodarczą, jeśli taki zapis znajduje się w statucie. Działalności gospodarczej nie może prowadzić stowarzyszenie zwykłe (art. 42 ust. 1 pkt 3 Prawa o stowarzyszeniach).

Fundacje

Fundacje działają na podstawie przepisów ustawy o fundacjach i na podstawie statutu. Tak wynika z art. 4 tej ustawy. Elementy, jakie powinien zawierać statut fundacji, przedstawiono w ramce: Statut fundacji (...).

Fundacje podlegają obligatoryjnie wpisaniu do Krajowego Rejestru Sądowego i z chwilą wpisania do tego rejestru uzyskują osobowość prawną (art. 7 ustawy o fundacjach).

Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą w rozmiarach służących realizacji jej celów. Jeżeli ma prowadzić działalność gospodarczą, wartość środków majątkowych fundacji przeznaczonych na działalność gospodarczą nie może być mniejsza niż tysiąc złotych (art. 5 ust. 5 ustawy o fundacjach). Podstawową aktywnością fundacji jest zatem działalność statutowa, natomiast działalność gospodarcza służy jedynie uzyskaniu środków na działalność statutową.

Ewidencja księgowa w stowarzyszeniach i fundacjach

Stowarzyszenia i fundacje, co do zasady, prowadzą księgi rachunkowe w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości. Jeśli jednak spełniają odpowiednie warunki, to mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów zgodnie z regułami określonymi w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (por. art. 2 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów jest zbliżona do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ma na celu wykazanie przychodów, kosztów i dochodów mających wpływ na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego w podatku dochodowym od osób prawnych.

Na temat uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów pisaliśmy w GP nr 33 z 2018 r., na str. 12.

Polityka rachunkowości

Stowarzyszenia i fundacje powinny posiadać zasady (politykę) rachunkowości opisującą reguły obowiązujące w tych organizacjach. W polityce rachunkowości należy określić m.in.:

rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,
metodę wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Przychody stowarzyszeń i fundacji

Źródła przychodów uzyskiwanych przez stowarzyszenia i fundacje powinny być przedstawione w ich statucie. Mogą to być:

składki członkowskie (w stowarzyszeniach),
dotacje,
darowizny,
przychody ze zbiórek ulicznych,
przychody z działalności odpłatnej,
przychody z działalności gospodarczej.

Księgowanie przychodów określonych w statucie może odbywać się za pośrednictwem konta 70-0 "Przychody z działalności statutowej". Do tego konta wskazane jest utworzenie kont analitycznych, dzięki którym organizacja będzie mogła ustalić wielkość przychodu dla każdego rodzaju działalności. Ewidencja operacji gospodarczych wpływających na zwiększenie przychodów z działalności statutowej stowarzyszeń lub fundacji może przebiegać zapisami:

1) środki pochodzące ze zbiórek publicznych

- Wn konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 70-0 "Przychody z działalności statutowej" (w analityce: Nieodpłatna działalność - zbiórki publiczne),

2) darowizny w postaci rzeczowej

- Wn konto 31 "Materiały" lub 33 "Towary",

- Ma konto 70-0 "Przychody z działalności statutowej" (w analityce: Nieodpłatna działalność - darowizny).

Koszty stowarzyszeń i fundacji

Stowarzyszenia i fundacje zobowiązane są do samodzielnego ustalenia podziału kosztów. W ustawach odnoszących się do tych organizacji brak jest bowiem jednoznacznego ich podziału.

Zasadniczo za koszty statutowe uważa się te koszty, które są związane z realizacją działań zgodnych z celami zapisanymi w statucie stowarzyszenia lub fundacji. Jeżeli organizacja poniesie koszty w związku z jej działalnością, a koszty te nie będą zakwalifikowane do kosztów statutowych, to można je zaliczyć do kosztów administracyjnych, tj. ogólnego zarządu.

Ważne jest, aby w zakładowym planie kont stowarzyszeń i fundacji ustalić, w jaki sposób będą rozliczane koszty w tych jednostkach. Organizacje te mogą rozliczać koszty stosując:

pełny rachunek kosztów (ewidencja na kontach zespołu 4 i 5),
rachunek kosztów tylko w układzie porównawczym (wyłącznie na kontach zespołu 4),
rachunek kosztów tylko w układzie kalkulacyjnym (wyłącznie na kontach zespołu 5).

Ewidencja kosztów statutowych w organizacjach stosujących pełny rachunek kosztów może przebiegać następująco:

1) księgowanie poniesionych kosztów podstawowej działalności na podstawie dokumentów źródłowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: np. Amortyzacja, Zużycie materiałów i energii, Wynagrodzenia),

- Ma konto zespołu 0, 1, 2, 3,

2) przeniesienie kosztów na konta zespołu 5

a) koszty statutowe

- Wn konto 50 "Koszty realizacji zadań statutowych",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

b) koszty administracyjne (ogólnego zarządu)

- Wn konto 51 "Koszty administracyjne",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Sprawozdanie finansowe stowarzyszeń i fundacji

Kierownik stowarzyszenia lub fundacji podejmuje decyzję, czy sprawozdanie finansowe organizacji będzie sporządzane według załącznika nr 1 czy zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości. W polityce rachunkowości tych organizacji należy zapisać, jakiego wyboru dokonał kierownik.

Wzór sprawozdania finansowego właściwy dla jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz dla jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy, został określony w załączniku nr 6 do ustawy o rachunkowości. Do jednostek, które mogą stosować wzór z załącznika nr 6 należą również stowarzyszenia i fundacje.

Sprawozdanie finansowe stowarzyszeń i fundacji sporządzone według załącznika nr 6 obejmuje:

wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
bilans - tylko główne pozycje,
rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej - tylko główne pozycje, z uwzględnieniem pozycji przychodów i kosztów dotyczących działalności gospodarczej,
informację dodatkową.

Wzór sprawozdania stanowiący załącznik nr 6 do ustawy o rachunkowości przeznaczony jest dla stowarzyszeń i fundacji prowadzących wyłącznie działalność statutową jak i dla tych, które obok działalności statutowej prowadzą również działalność gospodarczą.

Rachunek zysków i strat stowarzyszeń i fundacji sporządza się według zasad rachunku kalkulacyjnego, tj. z podziałem na rodzaje działalności organizacji pozarządowej. Przychody i koszty z działalności statutowej obejmują:

przychody i koszty z nieodpłatnej działalności pożytku publicznego,
przychody i koszty z odpłatnej działalności pożytku publicznego,
przychody i koszty pozostałej działalności statutowej.

Ponadto w rachunku zysków i strat sporządzanym według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości prezentuje się przychody i koszty z działalności gospodarczej, koszty ogólnego zarządu, pozostałe przychody i koszty operacyjne oraz przychody i koszty finansowe.

Warto pamiętać!

»	Prawo tworzenia stowarzyszeń przysługuje obywatelom polskim mającym pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawionym praw publicznych (art. 3 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach).
»	Oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji powinno być złożone w formie aktu notarialnego. Zachowania tej formy nie wymaga się, jeżeli ustanowienie fundacji następuje w testamencie (art. 3 ust. 1 ustawy o fundacjach).
»	Stowarzyszeniom i fundacjom nie przysługuje prawo przyjęcia statusu jednostki mikro lub małej i dlatego nie mogą sporządzać sprawozdania finansowego według załącznika nr 4 i 5 do ustawy o rachunkowości.
»	Rachunek zysków i strat stowarzyszeń lub fundacji sporządzany według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości odrębnie prezentuje efekty działalności statutowej i gospodarczej. Sporządza się go według zasad rachunku kalkulacyjnego. Do takiej prezentacji organizacje te powinny odpowiednio dostosować plan kont.

Statut stowarzyszenia powinien, na mocy art. 10 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach, określać w szczególności:

1)	nazwę stowarzyszenia, odróżniającą je od innych stowarzyszeń, organizacji i instytucji,
2)	teren działania i siedzibę stowarzyszenia,
3)	cele i sposoby ich realizacji,
4)	sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków,
5)	władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje,
6)	możliwość otrzymywania przez członków zarządu wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją,
7)	sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał władz stowarzyszenia,
8)	sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich,
9)	zasady dokonywania zmian statutu,
10)	sposób rozwiązania się stowarzyszenia.

Statut fundacji powinien, na mocy art. 5 ust. 1 ustawy o fundacjach, określać:

1)	nazwę,
2)	siedzibę i majątek,
3)	cele, zasady, formy i zakres działalności fundacji,
4)	skład i organizację zarządu,
5)	sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia zarządu i jego członków,
6)	inne postanowienia, w szczególności dotyczące prowadzenia przez fundację działalności gospodarczej, dopuszczalności i warunków jej połączenia z inną fundacją, zmiany celu lub statutu.