Gazeta Podatkowa nr 81 (1643) z dnia 10.10.2019

Zakupy na raty w księdze podatkowej

Zdarza się, że przedsiębiorcy na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej dokonują zakupów rzeczowych składników majątku w systemie ratalnym. Dotyczy to m.in. telefonów, komputerów, laptopów, urządzeń biurowych, mebli i innych sprzętów. W księdze podatkowej zakupy na raty zasadniczo ujmowane są w taki sam sposób, jak zakupy, za które zapłata regulowana jest jednorazowo.

Przedsiębiorcy nabywając składniki majątku w systemie ratalnym otrzymują od sprzedawcy fakturę obejmującą całą wartość zakupionego składnika. W treści faktury odnotowuje się informację o zapłacie w ratach. Forma zapłaty za nabyte składniki majątku generalnie nie ma wpływu na ich kwalifikację na potrzeby podatku dochodowego. Zatem, jeśli spełniają one określone warunki, mogą zostać uznane za środki trwałe lub wyposażenie. Sposób zapłaty za nie ma jedynie wpływ na rozliczenie pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Podatnicy prowadzący księgę podatkową nie ujmują w niej zapłaty rozrachunków, więc nie wpisują do księgi kwot spłacanych rat. Nie muszą także prowadzić żadnych ewidencji dotyczących regulowania zobowiązań.

Środek trwały

W przypadku gdy zakupiony na raty składnik majątku spełnia warunki wskazane w art. 22a ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.), może zostać zaliczony do środków trwałych. Jak wynika z tego przepisu, za środki trwałe mogą być uznane nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, składniki majątku, które są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do używania. Ponadto są one przeznaczone na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, a ich przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok. Jeśli nabyty na raty składnik majątku zostanie zaliczony do środków trwałych, to należy ująć go w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Od wartości początkowej środków trwałych dokonuje się odpisów amortyzacyjnych na zasadach określonych w art. 22h-22m ustawy o pdof. Pierwszego odpisu dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakupiony w systemie ratalnym składnik majątku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przedsiębiorca może również skorzystać z uproszczenia i dokonać jednorazowej amortyzacji. Zgodnie z art. 22f ust. 3 ustawy o pdof, gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania jest równa lub niższa niż 10.000 zł, podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych jednorazowo - w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego albo w miesiącu następnym.

W księdze podatkowej wartość comiesięcznego lub jednorazowego odpisu amortyzacyjnego ujmowana jest w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Zapisu tego podatnik może dokonywać bezpośrednio na podstawie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub w oparciu o sporządzony we własnym zakresie dowód księgowy spełniający warunki określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Decyzja w tej kwestii należy do podatnika.

Wyposażenie

Jeśli wartość początkowa zakupionego na raty rzeczowego składnika majątku nie przekracza kwoty 10.000 zł, to nawet jeśli spełnia on warunki do uznania go za środek trwały, przedsiębiorca, w oparciu o art. 22d ust. 1 ustawy o pdof, może jego wartość odnieść bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Wówczas taki składnik majątku nie stanowi środka trwałego, ale zostaje zaliczony do wyposażenia (§ 3 pkt 7 rozporządzenia). Trzeba mieć na uwadze, że wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1.500 zł, należy ująć w ewidencji wyposażenia, o której mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia (przykład).

Prawo własności

Umowa zakupu na raty może zawierać zapis dotyczący tzw. zastrzeżenia prawa własności. Wówczas zakupiony przez podatnika składnik majątku do czasu zapłaty ostatniej raty pozostaje własnością sprzedawcy, nawet mimo wydania go kupującemu. Oznacza to, że od wartości początkowej tego składnika majątku do momentu zapłaty ostatniej raty podatnik nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych, ponieważ składnik ten nie spełnia kryterium własności lub współwłasności podatnika.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.)