Gazeta Podatkowa nr 38 (1809) z dnia 13.05.2021

Faktury korygujące w księdze podatkowej

Sposób ujęcia faktur korygujących w księdze podatkowej zależy przede wszystkim od przyczyn ich wystawienia. Gdy nie jest to błąd lub pomyłka, wpływ na ujęcie korekty kosztów (przychodów) w księdze ma także wielkość osiągniętych w danym okresie kosztów (przychodów).

Przepisy podatkowe o korekcie

Jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. Gdy w tym okresie rozliczeniowym podatnik nie poniósł kosztów uzyskania przychodów lub kwota poniesionych kosztów jest niższa niż kwota zmniejszenia, podatnik jest obowiązany zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty (art. 22 ust. 7c i ust. 7d ustawy o pdof).

Jeżeli korekta przychodu nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie przychodów osiągniętych w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty. W sytuacji gdy w tym okresie rozliczeniowym podatnik nie osiągnął przychodów lub osiągnięte przychody są niższe od kwoty zmniejszenia, podatnik jest obowiązany zwiększyć koszty uzyskania przychodów o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone przychody (art. 14 ust. 1m i ust. 1n ustawy o pdof).

Korekta skutkiem błędu

Gdy na fakturze pierwotnej koszt (przychód) został źle wykazany, np. z powodu błędu rachunkowego w obliczeniach lub nieprawidłowo przyjętej ceny, korekty kosztu (przychodu) należy dokonać wstecz, tj. miesiącu, w którym koszt (przychód) został nieprawidłowo ujęty. W księdze podatkowej wprowadza się wówczas fakturę korygującą w tej samej kolumnie, w której uprzednio ujęto nieprawidłową kwotę na podstawie faktury pierwotnej - ze znakiem plus lub minus, w zależności od rodzaju korekty.

Może się to okazać problemem, jeżeli miesiąc ten został już zamknięty, rozliczony, i dokonywane są dalsze, bieżące wpisy do księgi. Wtedy dopisuje się fakturę korygującą jako ostatnią pozycję w miesiącu, w którym ujęta została błędna faktura pierwotna, pod numerem ostatniego wpisu z tego miesiąca np. z dodatkową literą "a" (przykład 1). W ten sposób nie trzeba zmieniać numeracji późniejszych wpisów dokonanych w księdze, naniesionej też na dowody stanowiące ich podstawę. Dokonanie takiej wstecznej korekty w zamkniętym miesiącu spowoduje natomiast konieczność ponownego podsumowania zapisów dokonanych w księdze za ten miesiąc, a także za kolejne pozamykane miesiące tego roku podatkowego, jeśli podatnik podsumowuje zapisy kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, a nie za poszczególne miesiące.

Korekta z innych powodów

Jeżeli przyczyna wystawienia faktury korygującej jest inna niż błąd rachunkowy czy oczywista omyłka, tj. np. udzielony przez sprzedawcę rabat, zwrot towaru przez nabywcę, to korektę tę rozlicza się bieżąco. Jeśli dotyczy ona kosztów - fakturę korygującą wpisuje się do księgi w miesiącu, w którym została otrzymana faktura korygująca (przykład 2). Z kolei gdy korekta dotyczy przychodów, fakturę korygującą ujmuje się w księdze w miesiącu, w którym wystawiono fakturę korygującą. Zasadniczo zapisu dokonuje się ze znakiem plus lub minus (w zależności od rodzaju korekty) w tej samej kolumnie, w której uprzednio ujęto fakturę pierwotną.

Jednakże może się zdarzyć sytuacja, w której łączna wartość kosztów (przychodów) miesiąca będzie niższa od wartości korekty zmniejszającej koszty (przychody), która ma być dokonana w tym miesiącu. W takim przypadku podatnik fakturę korygującą koszty powinien ująć w miesiącu jej otrzymania w kolumnie, w której była ujęta faktura pierwotna, ze znakiem minus do wysokości ogółu kosztów poniesionych w tym miesiącu, a nadwyżkę kwoty korekty nad kosztami tego miesiąca powinien wpisać w tym samym wierszu w kolumnie 8 "Pozostałe przychody" ze znakiem plus. Z kolei fakturę korygującą przychody powinien zaewidencjonować w miesiącu jej wystawienia w kolumnie, w której była ujęta faktura pierwotna, ze znakiem minus do wysokości ogółu przychodów osiągniętych w tym miesiącu, a nadwyżkę kwoty korekty nad przychodami tego miesiąca powinien wpisać w tym samym wierszu w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" ze znakiem plus.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544)