Sposób ujęcia składek ZUS w księdze podatkowej

W firmie zatrudniam kilka osób na podstawie umowy o pracę. Pod jaką datą i na jakiej podstawie powinienem wpisywać do księgi podatkowej składki ZUS od wypłaconych im wynagrodzeń w części finansowanej przez pracodawcę?

Podstawą ujęcia w księdze podatkowej składek ZUS od wynagrodzeń pracowników w części finansowanej przez pracodawcę jest najczęściej wyciąg bankowy. Wynika to z tego, że data zapłaty tych składek ma wpływ na określenie momentu ujęcia ich w księdze. Wartość składek ZUS opłacanych przez pracodawcę wpisuje się w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Wynika to z pkt 13 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728).

W myśl art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.) składki od wypłaconych w terminie wynagrodzeń za pracę w części finansowanej przez pracodawcę stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone:

1) w terminie wynikającym z odrębnych przepisów - jeśli wynagrodzenia są wypłacane lub postawione do dyspozycji w miesiącu, za który są należne,

2) nie później niż do 15. dnia miesiąca następnego - gdy wynagrodzenia są wypłacane lub postawione do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W przypadku uchybienia tym terminom stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o pdof - wtedy składki te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu faktycznej ich zapłaty do ZUS.

Wynagrodzenia należne za dany miesiąc mogą być wypłacane na dwa sposoby. Po pierwsze, w terminie do końca miesiąca, np. za kwiecień 2018 r. do 30 kwietnia 2018 r. Wówczas składki ZUS od tych wynagrodzeń w części finansowanej przez pracodawcę zalicza się do kosztów uzyskania przychodów tego miesiąca, pod warunkiem że zostaną one zapłacone w terminie wynikającym z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli do 15. dnia następnego miesiąca. Jeżeli zapłata nastąpi później, to kwotę składek wprowadza się do księgi w dacie ich zapłaty.

Po drugie, wynagrodzenia za dany miesiąc mogą być wypłacane do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne, czyli np. za kwiecień 2018 r. do 10 maja 2018 r. Wtedy składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę zalicza się do kosztów uzyskania przychodów miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne, jeśli zostaną uregulowane o miesiąc wcześniej niż wynika to z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli do 15. dnia miesiąca wypłaty wynagrodzeń, tj. za kwiecień 2018 r. do 15 maja 2018 r. (przykład). Gdy składki zapłacone zostaną w terminie późniejszym, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w dacie ich uregulowania.

Przykład

Założenia

Wynagrodzenia należne za dany miesiąc są wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca. W dniu 10 maja 2018 r. pracodawca wypłacił wynagrodzenia za kwiecień 2018. Składki ZUS od tych wynagrodzeń w części finansowanej przez pracodawcę wyniosły 5.496 zł i zostały uregulowane przelewem bankowym 15 maja 2018 r.

Zapisy w księdze podatkowej

Podatnik w księdze podatkowej za kwiecień 2018 r. na podstawie wyciągu bankowego wpisał:

-	w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" - 30.04.2018 r.,
-	w kolumnie 6 "Opis zdarzenia gospodarczego" - składki ZUS od wynagrodzeń pracowników za kwiecień 2018 r.,
-	w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" - 5.496 zł.