Koszty ubezpieczenia płatnego w ratach w księgach jednostki stosującej konta zespołu 4 i 5

Jak zaksięgować polisę ubezpieczeniową dotyczącą ubezpieczenia biura - naszej siedziby, gdy płatność została rozłożona na 2 raty? Prowadzimy ewidencję kosztów w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym.

Sposób rozliczeń pomiędzy stronami umowy ubezpieczeniowej, tj. płatność ratalna czy płatność jednorazowa, pozostaje bez wpływu na ewidencję księgową samych kosztów ubezpieczenia.

Umowę ubezpieczenia dotyczącą budynku, w którym mieści się siedziba firmy, ujmuje się w księgach rachunkowych w dacie jej podpisania w pełnej kwocie wynikającej z polisy, zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
(w analityce: Imienne konto ubezpieczyciela).

Takie postępowanie jest zgodne z zasadą memoriału, według której w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (zob. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

W przypadku umów ubezpieczeniowych najczęściej mamy do czynienia z dwunastomiesięcznym okresem ubezpieczenia. Często też polisy ubezpieczeniowe podpisywane są w trakcie roku obrotowego i dotyczą dwóch lat obrotowych. Dlatego też wskazane jest je rozliczać w czasie za pomocą konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Zgodnie bowiem z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Zaliczenie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie w jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 może przebiegać zapisem:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Z kolei odpisywanie w koszty części ubezpieczenia, dotyczącej bieżącego miesiąca, księguje się zapisem:

- Wn konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Uregulowanie raty polisy ubezpieczeniowej ujmuje się zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki"
(w analityce: Imienna konto ubezpieczyciela),
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. podpisała umowę ubezpieczenia swoich pomieszczeń biurowych od zdarzeń losowych i kradzieży z włamaniem. Polisa obejmuje okres od 1 lipca 2013 r. do 30 czerwca 2014 r., a składka ubezpieczeniowa wynosi: 6.000 zł.

2. Jednostka uregulowała pierwszą ratę ubezpieczenia: 3.000 zł gotówką w momencie podpisania umowy. Druga rata zostanie opłacona przelewem w styczniu 2014 r.

3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, a koszty ubezpieczeń majątkowych rozlicza w czasie.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - polisa ubezpieczeniowa pomieszczeń biurowych	6.000 zł	40-6	24
2. PK - zaliczenie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie	6.000 zł	64-0	49
3. KW - uregulowanie I raty ubezpieczenia	3.000 zł	24	10
4. PK - zaliczenie w koszty części ubezpieczenia przypadającej na bieżący miesiąc: 6.000 zł : 12 m-cy =	500 zł	55	64-0