Ewidencja faktur opłaconych gotówką

Do księgowości firmy wpływają faktury, które zostały już opłacone gotówką. Jak je ujmować w księgach rachunkowych?

Jeżeli płatność za nabyte towary czy usługi jest regulowana natychmiast, w formie gotówkowej, nie ma rozbieżności czasowej między zakupem a uregulowaniem zapłaty. W związku z tym nie powstają rozrachunki między sprzedawcą a nabywcą. Nie ma więc potrzeby ujmowania w księgach rachunkowych rozrachunku z tego tytułu na imiennym indywidualnym koncie kontrahenta. Natomiast jednostka może ewidencjonować gotówkowe faktury za pośrednictwem wydzielonego zbiorczego konta w zespole 2, zapisem:

a) wartość netto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto

- Ma konto 21-9 "Transakcje gotówkowe".

Zapłata za fakturę przez pracownika może być księgowana zapisem:

- Wn konto 21-9 "Transakcje gotówkowe",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Jeśli pracownik pobrał wcześniej z kasy zaliczkę na ten zakup, przedstawione księgowanie spowoduje rozliczenie go z tytułu zaliczki. W sytuacji natomiast gdy pracownik dokonał zapłaty z własnych środków pieniężnych, trzeba dokonać mu zwrotu z kasy lub przelewem z firmowego rachunku bankowego na jego prywatny rachunek.

Faktury gotówkowe opłacane przez pracowników firmy można też księgować bezpośrednio na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", zapisem:

a) wartość netto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przyjęte przez firmę rozwiązanie dla ewidencji faktur gotówkowych powinno zostać zapisane w zakładowym planie kont jednostki, stanowiącym załącznik dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości.

Przykład

Założenia

Pracownik dokonał zakupu paliwa do służbowego samochodu osobowego za kwotę brutto 246 zł. Po przedłożeniu faktury i dowodu jej zapłaty otrzymał zwrot wydatkowanej kwoty z kasy.
Jednostka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej tylko w zespole 4 i ujmuje faktury gotówkowe na koncie pracownika dokonującego zapłaty.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za zakup paliwa - wartość brutto:	246 zł	30	23-4
2. Rozliczenie zakupu:	246 zł	40	30
3. KW - zwrot pracownikowi wydatkowanej kwoty:	246 zł	23-4	10