rachunkowość finansowa, sprawozdanie finansowe, księgi rachunkowe, rozliczenia międzyokresowe, MSR
lupa
Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 21 (333) z dnia 1.11.2012

Kaucje z tytułu najmu w ewidencji księgowej

1. Zwrot i zatrzymanie kaucji po rozwiązaniu umowy najmu

Zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i przepisy podatkowe nie wyjaśniają pojęcia kaucji, dlatego też wskazane jest odnieść się do definicji słownikowej. Według słownika języka polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2005 r.), kaucją jest suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania. W zależności od postanowień umownych kaucja może podlegać zaliczeniu na poczet spłaty zobowiązania, podlegać zwrotowi po wygaśnięciu umowy lub stanowić odszkodowanie w razie niewywiązania się z zobowiązania.

Z kolei stosownie do przepisów Kodeksu cywilnego, a dokładnie art. 659 § 1 K.c. - przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.


W świetle podatku VAT

Kaucja ma charakter zwrotny i nie stanowi obrotu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT. Dlatego samo otrzymanie kaucji, ani jej zwrot z chwilą rozwiązania umowy nie powoduje jeszcze konieczności rozliczenia VAT.

Czasami zdarza się jednak, że kaucja po zakończeniu umowy najmu zostaje przez wynajmującego zatrzymana (w części lub całości) ze względu na występujące zniszczenia w wynajmowanym lokalu, pogorszenie stanu przedmiotu najmu lub z tytułu odstąpienia od umowy. W tym przypadku zatrzymana kaucja pełni funkcję kary (odszkodowania). Niemniej jednak również i odszkodowania nie zostały w ustawie o VAT wymienione jako czynności podlegające opodatkowaniu. Dlatego też zatrzymanie kaucji, która została potraktowana jako odszkodowanie, w związku z czynnościami wyżej wymienionymi, nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT.


W świetle podatku dochodowego

Z punktu widzenia podatku dochodowego pobrania kaucji nie zalicza się do przychodów, ponieważ mimo, iż pieniądze wpłynęły, nie są one własnością wynajmującego, podlegać one będą w przyszłości zwrotowi lub rozliczeniu. Kaucja z chwilą jej pobrania stanowi zobowiązanie wobec najemcy i - z uwagi na jej zwrotny charakter - jest neutralna podatkowo, o ile nie wystąpią okoliczności, uprawniające wierzyciela do jej zatrzymania. W takiej sytuacji, straci ona swój kaucyjny charakter i w części, w jakiej wynajmujący będzie uprawniony do zaspokojenia z niej swoich roszczeń, stanie się kwotą należną. Oznacza to, iż u wynajmującego zatrzymana kaucja, jako odszkodowanie, będzie stanowić przychód podatkowy.

Natomiast o tym czy zatrzymana kaucja w księgach najemcy stanowi koszt uzyskania przychodu będzie decydował stan faktyczny. Jeśli bowiem zatrzymanie kaucji nie było konsekwencją niedbalstwa lub innych nieracjonalnych działań najemcy, to kaucja ta może stanowić koszt dla celów podatkowych.


Ewidencja księgowa

Generalnie w księgach rachunkowych kaucję z tytułu umowy najmu otrzymaną przez wynajmującego, czy wpłaconą przez najemcę ujmuje się na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki". Wpłatę kaucji w księgach najemcy księguje się zapisem: Wn konto 24, Ma konto 13-0, natomiast jej zwrot zapisem odwrotnym. W księgach wynajmującego otrzymaną kaucję księguje się zapisem: Wn konto 13-0, Ma konto 24, zwrot księguje się zapisem odwrotnym.

Przykład

Zwrot kaucji po zakończeniu umowy najmu

I. Założenia:

1. Najemca w dniu podpisania umowy wpłacił kaucję w wysokości trzymiesięcznego czynszu w kwocie: 12.000 zł na poczet ewentualnych szkód powstałych podczas użytkowania biura.

2. Na podstawie umowy najmu - po jej zakończeniu, kaucja podlega zwrotowi, gdy przekazanie lokalu odbędzie się bez zastrzeżeń.

3. Po zakończeniu umowy najmu kaucja została najemcy zwrócona na rachunek bankowy zgodnie z zawartą umową.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - wpłata kaucji na rachunek wynajmującego 12.000 zł 24 13-0
2. WB - zwrot kaucji po zakończeniu umowy najmu 12.000 zł 13-0 24

III. Księgowania:

Zwrot kaucji po umowie najmu

W odniesieniu do kaucji zatrzymanych tytułem odszkodowania należy uwzględnić art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu, koszty i przychody związane z karami i odszkodowaniami zalicza się w księgach rachunkowych w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub pozostałych przychodów operacyjnych, jako pośrednio związanych z działalnością operacyjną jednostki. Dlatego też zatrzymaną tytułem odszkodowania kaucję w księgach rachunkowych wynajmującego ujmuje się zapisem:

      - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
      - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Z kolei przepadek kaucji w księgach rachunkowych najemcy zalicza się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

      - Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
       - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Przykład

Zaliczenie kaucji na poczet odszkodowania z tytułu najmu

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. rozwiązała umowę na wynajem magazynu. Ostatni czynsz najmu uregulowano za październik i wynosił on: 1.845 zł, w tym VAT: 345 zł.

2. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w układzie rodzajowym (zespół 4).

3. Ze względu na rozwiązanie umowy najmu przed terminem jej zakończenia, stosownie do postanowień tej umowy, wynajmujący zatrzymał wpłaconą na początku umowy kaucję w kwocie: 1.845 zł.

4. Spółka z o.o. zaliczyła zatrzymaną kaucję w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. FV - usługa najmu magazynu za październik 2012 r.:      
   a) wartość najmu w cenie zakupu 1.500 zł 30  
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 345 zł 22-1  
   c) wartość brutto zobowiązania 1.845 zł   21
   d) zaliczenie najmu w ciężar kosztów działalności 1.500 zł 40-2 30
2. WB - uregulowanie zobowiązania 1.845 zł 21 13-0
3. PK - zaliczenie w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych zatrzymanej przez wynajmującego kaucji 1.845 zł 76-1 24

III. Księgowania:

Zaliczenie kaucji na poczet odszkodowania z tytułu najmu

2. Ewidencja księgowa kaucji zaliczonej na poczet czynszu

Jeśli strony umowy najmu postanowią, że kaucja zostanie zaliczona na poczet ostatniego czynszu, to wskazane jest ją wtedy przeksięgować na konto rozrachunków z tytułu dostaw i usług (konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 21 "Rozrachunki z dostawcami").

Zwracamy przy tym uwagę, iż zaliczenie kaucji na poczet czynszu będzie stanowiło zapłatę za najem i spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Ponieważ obowiązek podatkowy przy usługach najmu powstaje w momencie otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż z upływem terminu płatności (art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT), to w przypadku gdy zaliczenie kaucji na poczet czynszu nastąpi przed upływem terminu płatności - spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT. W przypadku kaucji i usług najmu za moment otrzymania zapłaty przyjmuje się dzień podjęcia decyzji w sprawie zaliczenia kwoty otrzymanej kaucji na poczet należności z tytułu czynszu.

Przykład

Rozliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach najemcy

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. w marcu 2012 r. zawarła umowę najmu lokalu biurowego. Wpłaciła kaucję w wysokości jednomiesięcznego czynszu w kwocie: 3.000 zł. Umowa najmu była rozliczana miesięcznie, a termin płatności czynszu za dany miesiąc wyznaczono do 10. dnia miesiąca następnego.

2. W dniu 31 października 2012 r. rozwiązano umowę najmu. W tym dniu strony umowy ustaliły, że wpłacona przez spółkę kaucja zostanie zaliczona na poczet czynszu za ostatni miesiąc (za październik 2012 r.), wynajmujący wystawił fakturę VAT.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - wpłata kaucji tytułem umowy najmu 3.000,00 zł 24 13-0
2. FV - dokumentująca czynsz za październik 2012 r.:      
   a) wartość netto faktury 2.439,02 zł 30  
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 560,98 zł 22-1  
   c) wartość brutto faktury 3.000,00 zł   21
   d) zaliczenie najmu w ciężar kosztów działalności 2.439,02 zł 40-2 30
3. PK - zaliczenie kaucji na poczet opłaty z tytułu najmu 3.000,00 zł 21 24

III. Księgowania:

Rozliczenie kaucji na poczet czynszu w ksiegach najemcy

Przykład

Rozliczenie kaucji na poczet czynszu w księgach wynajmującego

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - wpływ kaucji na poczet usługi najmu 3.000,00 zł 13-0 24
2. FV - dokumentująca czynsz za październik 2012 r.:      
   a) wartość netto 2.439,02 zł   70-0
   b) VAT należny 560,98 zł   22-2
   c) wartość brutto faktury 3.000,00 zł 20  
3. PK - przeksięgowanie kaucji na rozrachunki z odbiorcami 3.000,00 zł 24 20

III. Księgowania:

Rozliczenie kaucji na poczet czynszu w ksiegach wynajmującego

Jeżeli umowa jest zwykłą umową najmu, wtedy opłaty z tytułu najmu u wynajmującego, dla którego zawieranie takich umów jest działalnością operacyjną, stanowią przychody ujmowane na koncie przychodów ze sprzedaży produktów (usług), tj. 70-0 "Sprzedaż produktów". W pozostałych przypadkach, gdy najem jest działalnością okazjonalną jednostki lub jednorazową, to opłaty z tytułu najmu ujmuje się jako pozostałe przychody operacyjne na koncie 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (zob. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości).

 

www.PoradnikKsiegowego.pl - Plan kont:

 Baza przykładów ewidencji księgowej
wraz z obszernym komentarzem
www.plankont.gofin.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

marzec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
8
9
10
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
PODATEK DOCHODOWY - przychody, koszty, środki trwałe, amortyzacja, leasing
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji

WSKAŹNIKI

Bieżące wskaźniki wraz z archiwum

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.