Zakup biletu dla zleceniobiorcy ze środków obrotowych spółki

Nasza spółka zajmuje się świadczeniem usług opiekuńczych. Generalnie zapewnienie dojazdu na zlecenie jest obowiązkiem zleceniobiorcy, ale zdarza się tak, że na prośbę zleceniobiorcy kupujemy mu bilet ze środków obrotowych spółki. Następnie wydatek ten potrącamy na liście płac z przysługującego zleceniobiorcy wynagrodzenia. Nie zaliczamy do swoich kosztów ww. wydatku na zakup biletu, gdyż nie jest on definitywnie poniesiony przez spółkę. Jak ująć w księgach rachunkowych powyższe zdarzenie?

Ujęcie w księgach rachunkowych opisanego zdarzenia zależeć będzie od tego, na kogo wystawiona jest faktura za zakup biletu. Zwracamy uwagę, że w świetle przepisów o VAT, za fakturę uznaje się także bilet jednorazowy, za przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiony przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Zakres danych jakie powinna zawierać taka faktura określono w § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Jeżeli faktura wystawiona jest na spółkę, to mamy do czynienia z zakupem usługi przez spółkę, a następnie odsprzedaży zleceniobiorcy. W tym przypadku możemy mówić o refakturowaniu kosztów, czyli przerzuceniu ich na podmiot, który faktycznie z usługi korzystał. W świetle bowiem art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Czynność tę uznaje się więc za świadczenie usług, które podlega opodatkowaniu VAT. Odpłatne świadczenie usług należy udokumentować fakturą. Jeżeli jednak nabywcą usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to obowiązek wystawienia faktury występuje tylko w sytuacji, gdy zażąda tego nabywca. Przy czym brak obowiązku udokumentowania transakcji odprzedaży usługi fakturą nie zwalnia spółki z konieczności rozliczenia VAT od tej czynności. W tym celu spółka może wystawić dowolny dokument, który powinien zawierać kwotę netto, za jaką bilet kupiono, stawkę VAT i kwotę VAT należnego. Co istotne, jeśli sprzedawca zobowiązany jest do stosowania kasy fiskalnej, to odprzedaż biletu powinna być zaewidencjonowana w kasie. W takim przypadku podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży rejestrowanej w kasie fiskalnej - jest niewątpliwie paragon fiskalny. W konsekwencji, od zakupionej usługi (biletu), którą refakturowano, można odliczyć VAT naliczony w całości.

Fakturę wystawioną na spółkę za zakup biletu można ująć w księgach spółki, zapisem:

a) wartość brutto:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto refakturowana na zleceniobiorcę:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast obciążenie zleceniobiorcy wartością biletu księguje się na podstawie np. zestawienia, zapisem:

a) wartość brutto:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Rozrachunki z osobami zatrudnionymi
na podstawie umowy zlecenia),

b) VAT należny:

- Ma konto 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym
z tytułu VAT należnego",

c) wartość netto:

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Potrącenie z wynagrodzenia zleceniobiorcy należności za bilet (na podstawie listy płac) księguje się zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Rozrachunki z osobami zatrudnionymi
na podstawie umowy zlecenia).

Inaczej będzie natomiast w sytuacji, gdy spółka kupuje bilet nie we własnym imieniu, ale w imieniu zleceniobiorcy. W takim przypadku spółka jedynie pośredniczy w zapłacie i nie jest stroną transakcji. Zakup i przekazanie biletu zleceniobiorcy byłoby rozliczane poza regulacjami ustawy o VAT, a w księgach rachunkowych wystąpiłyby jedynie następujące zapisy:

1) zapłata za bilet zakupiony dla zleceniobiorcy:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Rozrachunki z osobami zatrudnionymi
na podstawie umowy zlecenia),
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa",

2) potrącenie z wynagrodzenia zleceniobiorcy należności za bilet:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
(w analityce: Rozrachunki z osobami zatrudnionymi
na podstawie umowy zlecenia).