Moment zaksięgowania zakupu towaru w księdze podatkowej

Towar dostarczono do firmy 1 października 2013 r., a faktura została wystawiona i wpłynęła 2 października 2013 r. Czy towar handlowy musi być ujęty w księdze podatkowej w dacie dostawy, czy może być wpisany w dacie wystawienia faktury?

Podatnicy prowadzący księgę podatkową ujmują w niej koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów uwzględniając ogólne zasady określone w ustawie o pdof. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się - co do zasady - dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Wynika to z art. 22 ust. 6b ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Gdy w dniu otrzymania towarów handlowych podatnik dysponuje także fakturą, której data wystawienia jest tożsama z datą otrzymania towarów, wówczas nie ma wątpliwości jak ująć taką fakturę w księdze podatkowej.

Sytuacja komplikuje się, gdy podatnik w dniu otrzymania towarów nie ma faktury (rachunku) dokumentującej ich zakup. Aby w tej szczególnej sytuacji prawidłowo ująć koszt zakupu towarów handlowych w księdze podatkowej, należy uwzględnić uregulowania określone w § 16 ust. 1-4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Z tych przepisów wynika, że jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego. Zapisu w księdze dokonuje się wówczas na podstawie opisu. Opis należy przechowywać jako dowód zakupu i połączyć z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury - na podstawie tej faktury.

Podatnik może nie sporządzać opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem, że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu (§ 16 ust. 4 rozporządzenia).

Z pytania wynika, że podatnik w dniu otrzymania towarów handlowych (tj. 1 października 2013 r.) nie posiadał faktury dokumentującej zakup. Obowiązany był więc w tym dniu sporządzić opis, chyba że posiadał specyfikację dostawcy zawierającą wymagane dane. Sposób ewidencji tego zdarzenia w księdze podatkowej zależeć będzie od tego, czy księga jest prowadzona bieżąco, czy też na zasadach określonych dla biur rachunkowych.

Jeżeli księga prowadzona jest bieżąco (codziennie), to w takim przypadku zakup towarów handlowych podatnik obowiązany był wpisać do księgi podatkowej niezwłocznie po ich otrzymaniu (§ 17 ust. 1 rozporządzenia). Zapisy w poszczególnych kolumnach będą wyglądały następująco:

kolumna 2 "Data zdarzenia gospodarczego": 1 października 2013 r. (zgodnie z pkt 3 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia, jest to dzień miesiąca wynikającego z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu, czyli data otrzymania towarów handlowych),
kolumna 3 "Nr dowodu księgowego": numer opisu lub specyfikacji dostawcy,
kolumna 4 i 5 "Kontrahent": imię i nazwisko (firma) kontrahenta i jego adres,
kolumna 6 "Opis zdarzenia gospodarczego": otrzymanie towarów,
kolumna 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu": wartość towarów.

Opis będący podstawą dokonania zapisu w księdze podatkowej należy połączyć z nadesłaną następnie fakturą.

Podatnik, który prowadzi księgę podatkową na zasadach określonych dla biur rachunkowych, zapisów w księdze dokonuje nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W takim razie, uwzględniając regulacje zamieszczone w § 16 ust. 3 rozporządzenia, podatnik obowiązany był opis towarów sporządzony w dniu 1 października 2013 r. (w dniu otrzymania towarów) połączyć z fakturą zakupu wystawioną przez sprzedawcę 2 października 2013 r. (otrzymaną w tym samym dniu) i zapisu w księdze podatkowej dokonać na podstawie tej faktury następująco:

kolumna 2 "Data zdarzenia gospodarczego": 2 października 2013 r. (zgodnie z pkt 3 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia, jest to data poniesienia wydatku),
kolumna 3 "Nr dowodu księgowego": numer faktury zakupu,
kolumna 6 "Opis zdarzenia gospodarczego": zakup towarów,
zapisy w kolumnach 4, 5 i 10 byłyby analogiczne do przedstawionych wcześniej,
kolumna 16 "Uwagi": podatnik mógłby wpisać numer i datę sporządzenia opisu.