Możliwość dokonywania zbiorczych zapisów w podatkowej księdze

Rozpoczynam prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czy do księgi tej mogę zbiorczo na koniec dnia lub miesiąca wpisywać przychody ze sprzedaży oraz poniesione wydatki?

Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dopuszczają w odniesieniu do przychodów ze sprzedaży towarów i usług możliwość zbiorczego, dziennego i miesięcznego ich ujmowania w podatkowej księdze. Generalnie natomiast nie dopuszczają stosowania takiego rozwiązania do poniesionych wydatków.

1. Zbiorcze zapisy przychodów

Do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług przeznaczona jest kolumna 7 podatkowej księgi - "wartość sprzedanych towarów i usług".

Zapisy u nieprowadzących ewidencji sprzedaży i ewidencji za pomocą kas fiskalnych

W przypadku gdy podatnik prowadzi sprzedaż nieudokumentowaną fakturami, wówczas zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonuje na podstawie dowodu wewnętrznego wystawionego na koniec dnia. W dowodzie tym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień. Zasada ta ma zastosowanie, o ile podatnik nie prowadzi ewidencji sprzedaży lub nie ewidencjonuje obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących (§ 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Natomiast podatnik, który wystawia w danym dniu wiele faktur, zapisów w księdze może dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia faktur (zestawienia sprzedaży). Takie zestawienie powinno zawierać co najmniej następujące dane:

datę i kolejny numer zestawienia,
numery od-do faktur objętych zestawieniem,
sumę zbiorczą faktur oraz
podpis podatnika lub osoby sporządzającej zestawienie.

Przy czym za faktury uważa się faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia).

Prowadzenie ewidencji sprzedaży

Podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia zapisów w księdze dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, może dokonywać w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Stanowi o tym § 19 ust. 6 rozporządzenia.

Zwróć uwagę!

W ewidencji sprzedaży wykazuje się tylko przychód, który jest nieudokumentowany fakturami lub rachunkami.

Ewidencję sprzedaży muszą prowadzić podatnicy, którzy:

zlecili prowadzenie księgi biuru rachunkowemu (nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących) - § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia,
ewidencjonują przychody w księdze w terminie do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami) - § 30 ust. 3 rozporządzenia,
przy prowadzeniu przedsiębiorstwa wielozakładowego prowadzą tylko jedną księgę w miejscu wskazanym jako siedziba; ewidencję sprzedaży należy wówczas prowadzić w poszczególnych zakładach - § 9 ust. 3 rozporządzenia,
prowadzą handel obwoźny lub obnośny - § 9 ust. 6 rozporządzenia.

Ewidencja sprzedaży powinna być zbroszurowana i zawierać co najmniej: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu.

Ewidencjonowanie obrotu w kasie rejestrującej

Możliwość zbiorczego, miesięcznego ujmowania przychodów w księdze mają również podatnicy ewidencjonujący obrót w kasie fiskalnej. Podatnicy ci mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Zapisów tych muszą dokonywać w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 20 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy dokonujący zapisów na podstawie raportów miesięcznych nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są oni natomiast obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

Warto dodać, że korygowania danych wynikających z raportów miesięcznych, dokonuje się na podstawie odrębnych ewidencji. Natomiast korekty, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach, podatnik opisuje na odwrocie raportu miesięcznego.

Prowadzenie ewidencji sprzedaży VAT

Również jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm. (dotyczy to podatników podatku od towarów i usług oraz podatników korzystających ze zwolnienia od tego podatku ze względu na wysokość osiągniętych obrotów), zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Taka możliwość wynika z § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Miesięczne zestawienie sprzedaży sporządzone na podstawie ewidencji sprzedaży VAT powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek VAT oraz wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku VAT.

Zapisy u prowadzących kantory lub lombardy

Szczególne regulacje ustanowiono dla podatników prowadzących działalność w formie kantoru lub lombardu. Podatnik prowadzący działalność kantorową w jednej pozycji ewidencjonuje w księdze miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Natomiast w przypadku prowadzenia lombardu podatnik na koniec miesiąca wpisuje do księgi kwotę prowizji stanowiącą wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek, wynikającą z prowadzonej ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy. Wynika to z ust. 7 objaśnień do podatkowej księgi, zamieszczonych w załączniku nr 1 do omawianego rozporządzenia.

2. Ewidencjonowanie wydatków

Dokonywanie zbiorczych zapisów w księdze możliwe jest generalnie tylko w stosunku do przychodów ze sprzedaży. Jeżeli chodzi o koszty, to jedynie wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać do księgi (w kolumnie 13) po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków.

Przepisy rozporządzenia nie zezwalają natomiast na ujmowanie innych kosztów w księdze zbiorczym zapisem. Nie jest zatem możliwe ewidencjonowanie zbiorczo w jednej pozycji na koniec miesiąca łącznego kosztu wynikającego np. z ewidencji zakupów prowadzonej dla potrzeb podatku od towarów i usług. Każdy dowód dokumentujący poniesienie kosztów zakupu towarów, materiałów czy też usług musi być wpisany do księgi oddzielnie.

3. Zbiorcze zapisy korygujące koszty (przychody) z powodu niezapłaconych faktur

Z przepisu § 26a omawianego rozporządzenia wynika, że na podstawie miesięcznych zestawień dokumentów, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1a i 1b rozporządzenia, można w podatkowej księdze dokonać zapisów dotyczących zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) i zwiększenia kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d updof. W tym przypadku zapisów w księdze dokonuje się na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 30 ust. 1 rozporządzenia, tj. w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Podatnik w celu dokonania zapisu:

zmniejszającego koszty podatkowe (zwiększającego przychody) powinien sporządzić miesięczne zestawienie dowodów zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów,
zwiększającego koszty podatkowe powinien sporządzić miesięczne zestawienie dowodów zwiększenia kosztów.

Każde z tych zestawień powinno zawierać: numer kolejny wpisu, numery i daty dowodów zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów lub odpowiednio dowodów zwiększenia kosztów oraz wynikającą z tych dowodów łączną wartość zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) lub odpowiednio zwiększenia kosztów uzyskania przychodów.