Udokumentowanie zakupów internetowych

Dokonuję zakupów towarów przez internet. Niektórzy sprzedawcy nie chcą wystawić żadnego dokumentu na tę okoliczność. Czy wydruki dotyczące zamówienia i korespondencja mailowa mogą stanowić podstawę do sporządzenia dowodu księgowego, na podstawie którego ujmę koszt w księdze podatkowej?

Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Stanowi tak § 26 rozporządzenia. Dowody te muszą być prawidłowe i rzetelne (§ 12 ust. 1 rozporządzenia), w tym zgodne z wymogami tego aktu prawnego.

Za dowody księgowe uznaje się m.in. faktury VAT, rachunki (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia). Są nimi także dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, czyli m.in. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej oraz podpisy osób uprawnionych do prawidłowego jej udokumentowania. Warunki te spełniają umowy kupna-sprzedaży.

W przypadkach określonych w § 14 rozporządzenia koszt może być wpisany do księgi na podstawie dowodu wewnętrznego, sporządzonego przez podatnika we własnym zakresie. Dowód ten tworzy się jednak wyłącznie w sytuacjach określonych w tym przepisie (np. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych).

Z pytania wynika, że podatnik nie posiada właściwego dowodu księgowego dla udokumentowania zakupu towarów przez internet. Jeśli nie będzie mógł go uzyskać i zdarzenie to nie kwalifikuje się do sporządzenia dowodu wewnętrznego, moim zdaniem nie powinien wpisywać kosztu do księgi podatkowej ze względu na jego niewystarczające udokumentowanie (potwierdzenie, uwiarygodnienie). Tak samo wskazano w dotyczących analogicznego stanu faktycznego interpretacjach indywidualnych m.in. Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 29 maja 2012 r., nr IPTPB1/415-166/12-2/KSU, czy Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 17 sierpnia 2011 r., nr IBPBI/1/415-513/11/BK.

Organ podatkowy może dopuścić jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Tak wynika z § 180 ust. 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Mogą się więc zdarzyć wyjątkowe sytuacje, w których mimo braku prawidłowego udokumentowania wydatek będzie kosztem podatkowym. Jednak wtedy podatnik musi bezsprzecznie dowieść, że transakcja z danym kontrahentem (wiarygodnie określonym) rzeczywiście miała miejsce.

Organ podatkowy jest zainteresowany uzyskaniem potwierdzenia zdarzenia powodującego powstanie kosztu podatkowego. Najlepszym i najprostszym sposobem dokonania tego jest posiadanie dowodu spełniającego wymogi określone w rozporządzeniu.

W sprawie problemów z właściwym udokumentowaniem zakupów internetowych wypowiedział się też podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów (patrz ramka).

"(...) Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, to między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy (...), ponadto wydatek musi zostać faktycznie poniesiony i udokumentowany w sposób niebudzący wątpliwości (np. fakturą, dowodem przelewu bądź innymi dowodami). (...) jakkolwiek wadliwość dokumentu (np. brak podpisu) nie przesądza jeszcze, że stwierdzony nim wydatek nie został poniesiony i nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, to jednak dla uznania tego wydatku za koszt konieczne jest, by z pozostałych okoliczności sprawy można było jasno wywieść przebieg zdarzenia gospodarczego - tak, by możliwe było ustalenie faktu poniesienia wydatku, jego związku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz wydatek został poniesiony. (...)

Z powołanych powyżej regulacji nie wynika, iż tylko umowa podpisana przez obie strony jest akceptowana jako dowód poniesienia wydatku (koszt). W przypadku dokonywania zakupów na aukcjach internetowych przez przedsiębiorcę obowiązanego do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatek może być udokumentowany - w zależności od sytuacji prawnopodatkowej kontrahentów transakcji - fakturą VAT, rachunkiem, jak również innym dowodem księgowym zawierającym dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. (...)"

Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z dnia 11 października 2012 r. na interpelację poselską nr 8337