A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 19 (774) z dnia 1.07.2012

Księgowanie faktur sprzedaży w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej przez biuro rachunkowe

Nasze biuro rachunkowe, w ramach świadczonych usług, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów klienta, który w ciągu miesiąca wystawia dużo faktur sprzedaży (jest to hurtownia). Czy zapisów dotyczących przychodów uzyskanych przez tego klienta ze sprzedaży towarów i usług możemy dokonywać na koniec miesiąca, łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie dostarczanej przez niego ewidencji sprzedaży VAT?

Biuro rachunkowe, któremu podatnik powierzył prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, naszym zdaniem, może dokonywać na koniec miesiąca zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług, łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie ewidencji VAT. Nie wynika to jednak wprost z przepisów rozporządzenia MF w sprawie prowadzenie księgi podatkowej, lecz z całokształtu unormowań przyjętych w tym rozporządzeniu.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określił Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zgodnie z dyspozycją § 30 ust. 1 tego rozporządzenia, w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy powinny być dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie:

1) dowodów, o których mowa w § 12-16 tego rozporządzenia oraz

2) sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia, w której wykazywany jest przychód nieudokumentowany fakturami bądź rachunkami lub

3) danych wynikających z miesięcznego zestawienia raportów dobowych, o którym mowa w § 20 ust. 2 ww. rozporządzenia, sporządzanego przez podatnika, który ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących

- przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Wśród dowodów księgowych, które są podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, przede wszystkim wskazane zostały faktury VAT, a w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane w treści rozporządzenia "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach (§ 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia).

Stosownie zaś do postanowień § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, zapisy dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług, co do zasady, dokonywane są na podstawie wystawionych faktur. Jednak w przypadku, gdy podatnik w danym dniu wystawia wiele faktur, to zapisów w księdze można dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia faktur - zwanego "zestawieniem sprzedaży" (§ 19 ust. 3 ww. rozporządzenia), które powinno zawierać co najmniej dane wskazane w § 19 ust. 4 tego rozporządzenia.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zwrócić uwagę, że w myśl § 21 ww. rozporządzenia, jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub ust. 3 ustawy o VAT, to zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca, łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Zestawienie takie powinno zawierać co najmniej:

datę i kolejny numer zestawienia,
sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek VAT oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o PDOF i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku VAT.

Treść omawianego § 21 rozporządzenia nie rozstrzyga, czy przewidziana w tym przepisie możliwość dokonywania zapisów w łącznej kwocie na koniec miesiąca przysługuje wyłącznie podatnikom, którzy samodzielnie prowadzą księgę podatkową, czy też obejmuje także podatników, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu.

Z kolei wspomniana na wstępie regulacja § 30 ust. 1 rozporządzenia nie wymienia wprost miesięcznego zestawienia, o którym mowa w § 21 tego rozporządzenia, jako podstawy zapisów dokonywanych w księdze podatkowej prowadzonej przez biuro rachunkowe - co mogłoby sugerować, że w takim przypadku rozwiązanie to nie ma zastosowania.

Naszym zdaniem, byłoby to jednak nieuzasadnione w świetle całokształtu unormowań i konstrukcji omawianego rozporządzenia.

Zwłaszcza, że podatnikom, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, przysługuje prawo do zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z miesięcznego zestawienia raportów dobowych, o których mowa w § 20 ust. 2 rozporządzenia - zarówno w przypadku, gdy księgę podatkową prowadzą samodzielnie, jak i za pośrednictwem biura rachunkowego.

Uważamy, że nie ma racjonalnych podstaw do różnicowania sytuacji podatników, którzy zlecili prowadzenie księgi biuru rachunkowemu - w zależności od tego, czy prowadzą odrębną ewidencję VAT, czy też ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Niemniej jednak, ze względu na przytoczone literalne brzmienie § 30 ust. 1 ww. rozporządzenia, wskazane byłoby, aby biuro rachunkowe uzyskało w tej sprawie jednoznaczne stanowisko właściwego organu podatkowego.