Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 26 (853) z dnia 10.09.2014

Data sprawozdania finansowego oraz informacji dodatkowej

Czy data pod informacją dodatkową może być inna niż pod bilansem oraz rachunkiem zysków i strat? Chodzi nam o to, czy podpis pod bilansem oraz rachunkiem zysków i strat może być przykładowo 31 marca, zaś pod dodatkowymi informacjami - 30 czerwca.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe jednostki składa się (art. 45 ust. 2 i 3) z:

1) bilansu,

2) rachunku zysków i strat,

3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Ponadto sprawozdanie finansowe jednostek określonych w art. 64 ust. 1, podlegające corocznemu badaniu, obejmuje także zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.

W przypadku m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki (art. 49 ust. 1 ww. ustawy).

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby sprawozdanie finansowe jednostki było sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ww. ustawy). Sprawozdanie to powinno być podpisane (art. 52 ust. 2 ww. ustawy), z podaniem zarazem daty podpisu, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (tj. członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy, to członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę - art. 3 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy). Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Z kolei na mocy art. 52 ust. 3 ustawy o rachunkowości, powyżej przedstawione postanowienia w zakresie podpisywania mają zastosowanie także do sprawozdania z działalności jednostki. Jednakże sprawozdania z działalności nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jeżeli nie jest członkiem zarządu.

Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Przed zatwierdzeniem sprawozdanie to podlega badaniu, w trybie określonym w ustawie o rachunkowości (art. 53 ww. ustawy).

Biorąc powyższe pod uwagę, sprawozdanie finansowe (tj. każdy jego element) powinno być sporządzone i podpisane przez wyżej wskazane osoby w terminie do 31 marca (jeżeli przyjęty rok obrotowy jednostki jest równy kalendarzowemu). Sprawozdanie finansowe należy traktować jako całość i powinno być ono podpisane tego samego dnia. Nie powinna mieć miejsca sytuacja, w której każdy element sprawozdania ma inną datę złożenia wymaganego podpisu. A zatem kierownik jednostki nie może przykładowo podpisać bilansu oraz rachunku zysków i strat dnia 31 marca, zaś informacji dodatkowej (wprowadzenia oraz dodatkowych informacji i objaśnień) dnia 30 czerwca, tak jak to podano w pytaniu. Ponadto zwracamy uwagę, iż termin 30 czerwca jest to termin graniczny na zatwierdzenie sprawozdania finansowego, a nie na sporządzanie jego niektórych elementów. Sprawozdanie finansowe, jak już pisaliśmy, powinno być sporządzone do 31 marca.