Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 23 (359) z dnia 1.12.2013

Rozliczenie wyników spisu z natury towarów w jednostce posiadającej kilka magazynów

W wyniku spisu z natury w jednostce posiadającej kilka magazynów towarów w obrębie całego kraju stwierdzono różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki i niedobory). Często się zdarza, że centrala ma nadwyżkę danego towaru, a placówka ma niedobór. Wynika to z niewystawienia dowodów przesunięć MM. Jak rozliczyć to zdarzenie? Czy można dokonać kompensaty towarów w ramach wszystkich magazynów? Czy osoba materialnie odpowiedzialna powinna dokonać kompensaty w obrębie magazynu, za który odpowiada?

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Różnice te można wprowadzić do ksiąg rachunkowych następującymi zapisami:

Na podstawie wyjaśnień osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe, które wykazują różnice, komisja inwentaryzacyjna analizuje i ocenia poszczególne pozycje nadwyżek i niedoborów, stawiając odpowiednie wnioski co do sposobu ich rozliczenia. Z przeprowadzonej weryfikacji sporządza się protokół zawierający w szczególności:

• ilość i wartość niedoborów i nadwyżek z podziałem według ich rodzaju,
• opis przyczyny powstania każdej różnicy poparty dowodami oraz wyczerpującymi wyjaśnieniami osób materialnie odpowiedzialnych za te składniki majątku,
• propozycje rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych wraz z uzasadnieniem swojego stanowiska.

Protokół z różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzony przez kierownika jednostki, jest dokumentem stanowiącym podstawę do ujęcia i rozliczenia w księgach rachunkowych niedoborów i nadwyżek.

Różnice inwentaryzacyjne (zarówno niedobory, jak i nadwyżki) można podzielić na:

1) pozorne - powstające w wyniku błędów popełnionych w bieżącej ewidencji składników majątkowych bądź w trakcie inwentaryzacji, np. błędy w dokumentacji, błędy w pomiarze,

2) rzeczywiste - pozostające po odrzuceniu różnic pozornych, wymagające dalszej analizy.

W odniesieniu do niedoborów rzeczywistych można dokonać dalszego podziału na:

1) niedobory zawinione - będące następstwem działania lub zaniedbania obowiązków osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie,

2) niedobory niezawinione - występujące, gdy postępowanie wyjaśniające wykazało, że powstały one z przyczyn wykluczających odpowiedzialność osoby, której powierzono składniki majątku.

Nadwyżki i niedobory w towarach uznane w wyniku ich weryfikacji za pozorne można rozliczyć w księgach rachunkowych, zapisem:

Dopiero po odrzuceniu różnic pozornych powstają różnice rzeczywiste wymagające rozliczenia, np. poprzez kompensatę (w ramach jednego magazynu). Osoba materialnie odpowiedzialna nie dokonuje kompensaty. Ostateczną decyzję w sprawie kompensaty niedoboru z nadwyżką podejmuje kierownik jednostki na podstawie propozycji komisji inwentaryzacyjnej.

Kompensata niedoborów z nadwyżkami przebiega w księgach rachunkowych, zapisem:

Kompensacie z nadwyżkami mogą podlegać wyłącznie niedobory uznane za niezawinione oraz nadwyżki bezsporne. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie przyjmuje się w oparciu o mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników wykazujących różnice inwentaryzacyjne. Jest to tzw. zasada "mniejsza ilość, niższa cena".

Niedobory i nadwyżki towarów, które nie zostały rozliczone jako różnice pozorne lub nie zostały objęte kompensatą, podlegają rozliczeniu według ogólnych zasad. W księgach rachunkowych rozliczenia te, w zależności od przyczyn ich powstania ustalonych w toku postępowania wyjaśniającego, mogą przebiegać zapisami: