Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 19 (355) z dnia 1.10.2013

Czynności poprzedzające sporządzenie sprawozdania finansowego za 2013 r.

W świetle obowiązujących przepisów, sprawozdanie finansowe jednostki powinno być sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dlatego prace bilansowe należy zorganizować tak, aby umożliwiły sporządzenie sprawozdania finansowego w wymaganym ustawą o rachunkowości terminie. Ich celem jest weryfikacja i przygotowanie danych zawartych w księgach rachunkowych, tak aby mogły stanowić źródło dla ustalenia rzeczywistego stanu majątkowego, finansowego oraz wyniku działalności jednostki.

Na sprawne sporządzenie sprawozdania finansowego jednostki składają się prace (czynności), które można przeprowadzać na bieżąco w ciągu całego roku obrotowego oraz te, które trzeba przeprowadzić przed samym sporządzeniem tego sprawozdania.

Na czynności poprzedzające sporządzenie sprawozdania finansowego, zapewniające rzetelność, bezbłędność oraz sprawdzalność ksiąg rachunkowych, składają się:

1) sprawdzenie realności danych figurujących w księgach rachunkowych poprzez porównanie stanów wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym ustalonym w wyniku inwentaryzacji, w tym wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych ewentualnych różnic między stanem księgowym a rzeczywistym,

2) przeprowadzenie wyceny bilansowej aktywów i pasywów poprzez dostosowanie bieżącej wyceny wynikającej z ksiąg rachunkowych do wymagań wyceny na dzień bilansowy określonej w ustawie o rachunkowości,

3) uzgodnienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych (tj. sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych)

oraz porównanie czy:

a) suma obrotów po stronie Wn wszystkich kont syntetycznych (bilansowych i wynikowych), objętych wykazem kont księgi głównej, wymaganym w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości, w danej jednostce jest równa sumie obrotów po stronie Ma tych kont,

b) suma sald po stronie Wn wszystkich kont księgi głównej (syntetycznych) jest równa sumie sald po stronie Ma tych kont,

c) suma sald po stronie Wn wszystkich kont analitycznych (kont ksiąg pomocniczych) prowadzonych do każdego konta syntetycznego jest równa wielkości salda po stronie Wn tego konta,

d) suma sald po stronie Ma wszystkich kont analitycznych (kont ksiąg pomocniczych) prowadzonych do każdego konta syntetycznego jest równa wielkości salda po stronie Ma tego konta;

Zgodność wymieniona w pkt c i d powinna być spełniona w odniesieniu do wszystkich tych kont syntetycznych, do których prowadzone są konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna - szczegółowa);

4) ujęcie w księgach rachunkowych roku, za który sporządzamy sprawozdanie finansowe, wszystkich zdarzeń dotyczących tego roku, nawet jeśli dokumenty wpłyną do jednostki po dniu bilansowym, ale jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego.

Do prac, które jednostki mogą rozpocząć w czwartym kwartale roku obrotowego, należy przeprowadzenie inwentaryzacji niektórych składników aktywów.

Jednostki, stosując art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przeprowadzają inwentaryzację generalnie na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednakże termin ten (ostatni dzień roku obrotowego) i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację w terminach określonych w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu inwentaryzacja niektórych składników aktywów może rozpocząć się 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć się do 15 dnia następnego roku, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Prace inwentaryzacyjne w jednostkach, dla których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, mogą się więc rozpocząć już 1 października 2013 r. i potrwać do 15 stycznia 2014 r.

Do składników aktywów, których inwentaryzację można przeprowadzić w terminie od 1 października danego roku obrotowego do 15 stycznia następnego roku, zalicza się przede wszystkim:

• rzeczowe aktywa obrotowe (materiały, towary, wyroby gotowe) objęte ewidencją bilansową, znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową,
• środki trwałe znajdujące się na terenie niestrzeżonym z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym,
• aktywa będące własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania,
• należności inwentaryzowane drogą potwierdzenia salda.

Według ustawy o rachunkowości, powyższego uproszczenia, dotyczącego terminu inwentaryzacji, nie można zastosować do aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji, materiałów, towarów i produktów gotowych odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia. Inwentaryzację tych składników aktywów należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego.

Należy przy tym pamiętać, że w przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów na inny dzień niż dzień bilansowy, ustalenie ich stanu na dzień bilansowy powinno nastąpić poprzez dopisanie i odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald - przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Powyższe oznacza, iż w celu ustalenia stanu poszczególnych składników aktywów, które zostaną zinwentaryzowane na dzień wcześniejszy lub późniejszy niż dzień bilansowy, należy stan stwierdzony podczas inwentaryzacji odpowiednio:

• powiększyć o przychody i pomniejszyć o rozchody, jakie będą miały miejsce między dniem spisu lub potwierdzenia salda a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych - jeżeli inwentaryzacja przeprowadzona zostanie przed dniem bilansowym (w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego),
• powiększyć o rozchody i pomniejszyć o przychody, jakie będą miały miejsce między dniem bilansowym a dniem spisu lub potwierdzenia salda - jeżeli inwentaryzacja przeprowadzona zostanie po dniu bilansowym (w ciągu 15 dni następnego roku obrotowego).

Jednostki, które są zobowiązane do poddania badaniu swojego rocznego sprawozdania finansowego powinny ponadto w ostatnim kwartale roku obrotowego dokonać wyboru biegłego rewidenta i podpisać umowę o badanie sprawozdania, tak aby umożliwić biegłemu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych jednostki. O terminie i zasadach dokonywania wyboru biegłego rewidenta pisaliśmy ostatnio w Zeszytach Metodycznych Rachunkowości nr 18 z 20 września 2013 r. na str. 5-8.