Błędy ujawnione po sporządzeniu sprawozdania finansowego

Może się zdarzyć, że jednostka odkryje błąd w sporządzonym sprawozdaniu finansowym. Gdy sprawozdanie to jest już zatwierdzone, nie można dokonywać w nim żadnych zmian ani korygować zapisów w zamkniętych księgach. Trzeba wówczas wprowadzić zapisy dotyczące korekty do ksiąg rachunkowych bieżącego roku (roku ujawnienia błędu). Niezatwierdzone jeszcze sprawozdanie finansowe może natomiast zostać skorygowane na skutek ujawnienia błędu, jeśli istotnie zakłóca on obraz jednostki przedstawiony w tym sprawozdaniu.

Błędy popełnione w sprawozdaniach finansowych są spowodowane nieuwzględnieniem lub niewłaściwym uwzględnieniem wiarygodnych informacji, które były dostępne w momencie zatwierdzania sprawozdań finansowych sporządzonych za dane lata lub co do których można by zasadnie oczekiwać, że zostaną otrzymane i uwzględnione w toku sporządzania tych sprawozdań finansowych.

Błędy wynikają najczęściej z pomyłek arytmetycznych, niewłaściwego zastosowania zasad (polityki) rachunkowości, niedopatrzeń, mylnej interpretacji zdarzeń bądź oszustw. Są istotne, jeżeli mogą, pojedynczo lub łącznie, wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane na podstawie sprawozdania finansowego przez jego użytkowników. Istotność błędu uzależniona jest od wielkości i rodzaju pominięcia lub nieprawidłowości ocenianych w kontekście towarzyszących okoliczności. Czynnikiem rozstrzygającym o istotności może być zarówno wielkość, jak i rodzaj pozycji lub kombinacja obu tych czynników.

Wynika to z definicji zawartej w KSR nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2012 r. poz. 34).

Istotność błędów jednostka ocenia we własnym zakresie. Za próg istotności można przyjąć np. niższą z dwóch wartości: 1-2% sumy bilansowej lub 0,5-1% przychodów ze sprzedaży.

Przed zatwierdzeniem sprawozdania

Popełnione w danym roku obrotowym błędy, wykryte po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem, uznane przez jednostkę za istotne, wymagają korekty w księgach rachunkowych danego roku obrotowego i odpowiedniej zmiany rocznego sprawozdania finansowego. Zastosowanie będzie wówczas miał art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika z niego, że jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie. Jednocześnie powinna wprowadzić odpowiednie zapisy do ksiąg rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Jeśli sprawozdanie to podlega badaniu, trzeba też powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał.

Zatem w przypadku wykrycia w 2013 r., po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2012 r., ale przed jego zatwierdzeniem, błędu mającego istotny wpływ na to sprawozdanie - jednostka powinna otworzyć księgi za 2012 r. i wprowadzić do nich zapisy korygujące. Następnie należy na nowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2012 r. i powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii skutków wykrycia przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego błędu nieistotnego dotyczącego tego sprawozdania. Jednak w praktyce przyjmuje się, że można jego korektę ująć w księgach roku następnego. Przy czym jeśli dotyczyłaby kosztów lub przychodów działalności operacyjnej, należy ją wykazać w pozostałych kosztach lub przychodach operacyjnych. W zapisach księgowych wygląda to następująco:

a) korekta zwiększająca koszty

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto zespołu 0, 1, 2, 3 itd. - w zależności od przyczyny błędu,

b) korekta zwiększająca przychody

- Wn konto zespołu 0, 1, 2, 3 itd. - w zależności od przyczyny błędu,

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Po zatwierdzeniu sprawozdania

Jeżeli po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności nie jest uzasadnione, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała (art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przy czym gdy błąd ten powoduje, że nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za przedstawiające jasny i rzetelny obraz jednostki, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny (na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego"). Wynika to z art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Takie ujęcie nie deformuje wyniku finansowego bieżącego roku. Zapis temu towarzyszący wygląda następująco:

- Wn/Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w analityce: Skutki błędów z lat ubiegłych),

- Ma/Wn konto zespołu 0, 1, 2, 3 itd. - w zależności od przyczyny błędu.

Kwota ujęta na koncie 82 w związku z korektą takiego istotnego błędu podlega wykazaniu w bilansie w pasywach w pozycji A.VII "Zysk (strata) z lat ubiegłych".

Korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, uznanych przez jednostkę za nieistotne, wpływają bezpośrednio na wynik finansowy jednostki. Zatem ich ujęcie odbywa się na zasadach ogólnych, przy czym jeśli dotyczyłyby kosztów lub przychodów działalności operacyjnej, należy je ująć w roku ujawnienia w pozostałe koszty lub przychody operacyjne.

Korekta podatku dochodowego

Korekta błędów popełnionych w roku poprzednim lub w latach ubiegłych często wpływa na rozliczenia z tytułu podatku dochodowego, tj. powoduje zawyżenie lub zaniżenie przychodów podlegających opodatkowaniu albo zawyżenie lub zaniżenie kosztów uzyskania tych przychodów. W takim przypadku składa się korektę zeznania podatkowego.

Korektę zobowiązania z tytułu podatku dochodowego ujmują w księgach rachunkowych tylko jednostki będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych. Jeśli błąd uznano za istotny, korekta podatku dochodowego, wraz z ewentualnymi odsetkami dotyczącymi lat ubiegłych, powinna być wprowadzona na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego". Jeśli natomiast błąd jest nieistotny, korekta powinna zostać ujęta na koncie 87 "Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego". Ewentualne odsetki za zwłokę w zapłacie podatku obciążą wówczas koszty finansowe.

Warto dodać, że odsetki od zaległości podatkowej nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 21 (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).

Przykład

Założenia

Spółka z o.o. dokonała nakładów na własny budynek na kwotę 13.000 zł, które zostały ujęte w księgach maja 2011 r. jako wydatki na remont, tj. jednorazowo w kosztach działalności operacyjnej. Tak samo zostały uwzględnione w rachunku podatkowym - jednorazowo odpisane w koszty.
Po kontroli urzędu skarbowego w maju 2013 r. zakwestionowano taką kwalifikację, gdyż wykonane prace w opinii organu kontroli należało uznać za ulepszenie. W maju 2013 r. dokonano więc korekty w księgach rachunkowych.
Wartość początkowa budynku to 100.000 zł, jest on amortyzowany według stawki 2,5% i do maja 2013 r. dokonano odpisów amortyzacyjnych o wartości 15.000 zł.
Spółka uznała błąd za nieistotny. Sprawozdanie finansowe za 2012 r. jest już zatwierdzone.
Błąd wpłynął na rozliczenie podatku dochodowego od osób prawych za 2011 r. i 2012 r. Niedopłata podatku za 2011 r. wyniosła 2.434 zł, nadpłata podatku za 2012 r.: 62 zł, a odsetki: 365 zł.
Koszty działalności operacyjnej są ujmowane wyłącznie w zespole 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - zwiększenie wartości początkowej środka trwałego o wartość dokonanego ulepszenia:	13.000 zł	01	76-0
2. PK - korekta odpisów amortyzacyjnych dokonywanych w latach 2011-2013:
a) różnica dotycząca lat 2011-2012: (13.000 zł × 2,5%) : 12 m-cy × 19 m-cy	514,58 zł	76-1	07-1
b) różnica dotycząca roku 2013: (13.000 × 2,5%) : 12 m-cy × 4 m-ce	108,33 zł	40	07-1
3. PK - korekta rozliczenia podatku dochodowego za lata 2011-2012:
a) kwota podatku do zapłaty za 2011 r.	2.434 zł	87	22
b) nadpłata podatku za 2012 r.	62 zł	22	87
c) kwota odsetek od zaległości podatkowej	365 zł	75-1	22
4. PK - odpis amortyzacyjny za maj 2013 r.: (113.000 zł × 2,5%) : 12 m-cy	235,42 zł	40	07-1