Gazeta Podatkowa nr 40 (1290) z dnia 19.05.2016

Data sporządzenia sprawozdania finansowego

Prowadzimy księgi rachunkowe. Czy w przypadku, gdy rok obrotowy jednostki jest równy kalendarzowemu, data sprawozdania finansowego i zamknięcia ksiąg może być inna niż 31 marca 2016 r.? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1002245)

Księgi rachunkowe zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. Mówi o tym art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Na ten sam dzień sporządza się sprawozdanie finansowe (art. 45 ust. 1 ustawy). Przy czym kierownik jednostki zapewnia jego sporządzenie nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy).

Stąd w przypadku jednostki, której rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, na dzień 31 grudnia 2015 r. należało zamknąć księgi rachunkowe, a czas na to jednostka miała maksymalnie do 31 marca 2016 r. Na ich podstawie należało sporządzić sprawozdanie finansowe za 2015 r. - również do dnia 31 marca 2016 r. Sporządzenie tego sprawozdania i zamknięcie ksiąg za ten rok mogło nastąpić wcześniej, np. w styczniu czy w lutym 2016 r. Przepisy wskazują jedynie ostateczne terminy wykonania tych obowiązków.

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie finansowe należy traktować jako całość i dlatego powinno być ono (tj. wszystkie jego elementy) podpisane tego samego dnia - faktycznego dnia, w którym zostało sporządzone, przy uwzględnieniu, by nastąpiło to w obowiązującym terminie, tj. w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający następuje nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe jednostek, o których mowa w art. 64 ustawy, podlega badaniu przez biegłego rewidenta (art. 53 ust. 1 ustawy). W przypadku jednostki, której rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, sprawozdanie finansowe za 2015 r. powinno zostać zatwierdzone do dnia 30 czerwca 2016 r.

Warto zwrócić uwagę, że w literaturze przedmiotu zamknięcie ksiąg rachunkowych w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, na podstawie którego sporządza się sprawozdanie finansowe, nazywane jest "wstępnym zamknięciem ksiąg rachunkowych" w celu odróżnienia od ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych następującego po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, o którym mowa w art. 12 ust. 4 ustawy. Ostateczne zamknięcie ksiąg polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi (art. 12 ust. 5 ustawy). W sytuacji gdy nie wystąpią żadne zdarzenia po dniu bilansowym, wymagające otwarcia wstępnie zamkniętych ksiąg i sporządzenia na nowo sprawozdania finansowego, data sporządzenia sprawozdania pozostaje bez zmian i stan wstępnie zamkniętych ksiąg równy jest stanowi ksiąg ostatecznie zamkniętych.

Jednakże gdyby po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Powinna też powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Mówi o tym art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Taka zmiana sprawozdania finansowego po jego sporządzeniu może być spowodowana wykryciem przez jednostkę istotnych błędów dotyczących tego sprawozdania. Może również wynikać z zaleceń biegłego rewidenta. W takich sytuacjach na nowo sporządzone sprawozdanie finansowe powinno zostać oznaczone datą, pod jaką rzeczywiście zostało ponownie sporządzone. Może ona wówczas przypadać po terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, a więc w odniesieniu do sprawozdania finansowego za 2015 r. - po 31 marca 2016 r. Musi jednak być podpisane do ostatecznego terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego, tj. w omawianym przypadku do 30 czerwca 2016 r.

Gdyby po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach w jej ocenie istotnych lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności nie jest uzasadnione, to skutki tych zdarzeń musi ująć w księgach roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała (art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Faktyczna data zatwierdzenia sprawozdania finansowego wyznacza koniec możliwości wprowadzania do sprawozdania finansowego i zamkniętych ksiąg rachunkowych jakichkolwiek zmian. W ciągu 15 dni od tej daty jednostka ma czas na dokonanie blokady możliwości dokonywania zapisów w zamkniętych księgach i na przygotowanie ich do archiwizacji.