Gazeta Podatkowa nr 22 (1272) z dnia 17.03.2016

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2015 r.

W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, w dniu 30 czerwcu 2016 r. upływa ostateczny termin, w jakim organ zatwierdzający powinien zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe za 2015 r. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego oznacza, że dane w nim zaprezentowane zostały przez organ zatwierdzający zaakceptowane i że przedstawiają one rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki.

Kto zatwierdza sprawozdanie...

Roczne sprawozdanie finansowe zatwierdza organ zatwierdzający, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu organem zatwierdzającym roczne sprawozdanie finansowe jednostki jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki (patrz tabela).

W przypadku rocznego sprawozdania finansowego oddziału przedsiębiorcy zagranicznego uważa się je za zatwierdzone, jeżeli zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, obejmujące dane sprawozdania finansowego tego oddziału. Stanowi o tym art. 53 ust. 2b ustawy o rachunkowości.

...i w jakim terminie?

Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Wynika to z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W przypadku jednostek, w których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, roczne sprawozdanie finansowe za 2015 r. powinno zatem zostać zatwierdzone najpóźniej 30 czerwca 2016 r. Również roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający jednostki dominującej nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 63c ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Trzeba pamiętać, że gdy jednostka zobowiązana jest na mocy art. 64 ustawy o rachunkowości do poddania rocznego sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, to badanie to powinno zostać przeprowadzone przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego (art. 53 ust. 1 ustawy). W spółkach z o.o., towarzystwach ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwach reasekuracji wzajemnej, spółkach akcyjnych oraz spółdzielniach istnieje obowiązek udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania - także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta - najpóźniej na 15 dni przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom także sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego. Wynika to z art. 68 ustawy o rachunkowości.

Nie zatwierdza się rocznego sprawozdania finansowego jednostek, w stosunku do których ogłoszona została upadłość.

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego jednostki, które kontynuują działalność, mają - w myśl art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości - 15 dni na ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Zamyka to drogę do dokonywania jakichkolwiek zmian w księgach rachunkowych oraz w samym sprawozdaniu finansowym tego roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Jak wynika bowiem z art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli po sporządzeniu sprawozdania finansowego jednostka otrzyma informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie lub powodują, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, a sprawozdanie finansowe za ten rok zostało już zatwierdzone, to skutki tych zdarzeń jednostka ujmie w księgach tego roku obrotowego, w którym je otrzymała.

Skutki niezatwierdzenia sprawozdania

Nie ma możliwości podzielenia wyniku finansowego netto jednostki, dopóki roczne sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone. Podział wyniku dokonany bez spełnienia tego warunku jest bowiem nieważny z mocy prawa. Stanowi o tym art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości. Przy czym w przypadku jednostek zobowiązanych do poddania sprawozdania finansowego badaniu, podział lub pokrycie wyniku finansowego może mieć miejsce wtedy, gdy sprawozdanie jest zatwierdzone, a biegły rewident przed zatwierdzeniem wydał o tym sprawozdaniu opinię bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami.

W jednostkach, których sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, występuje konieczność dwukrotnego złożenia rocznego sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym. Pierwszy raz niezatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z wymienionymi w ustawie o rachunkowości dokumentami składa się w KRS w ciągu 15 dni po terminie, w którym powinno było zostać zatwierdzone. Drugi raz składa się je 15 dni po jego zatwierdzeniu, łącznie z wymaganymi dokumentami. Wynika to z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Forma zatwierdzenia

Po rozpatrzeniu rocznego sprawozdania finansowego następuje jego zatwierdzenie przez organ zatwierdzający. Powinno ono zostać udokumentowane, np. w formie uchwały lub decyzji. Organ zatwierdzający zamieszcza w nich sformułowanie "zatwierdza się", jednocześnie podając informacje na temat okresu, jakim objęte jest zatwierdzane sprawozdanie finansowe, a także elementów wchodzących w jego skład (przykład).

W przedsiębiorstwie prowadzonym przez osobę fizyczną zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przybiera postać oświadczenia woli. Może mieć ono uproszczoną formę, tzn. wystarczające jest, że na wszystkich elementach wchodzących w skład sprawozdania finansowego właściciel zamieści adnotację "Zatwierdzam". Jednocześnie powinien wskazać datę zatwierdzenia sprawozdania i złożyć swój podpis.

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego ten sam organ podejmuje odrębną uchwałę (decyzję) w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty.

Ujęcie księgowe

Pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego następuje przeksięgowanie zysku lub straty, figurujących na koncie 86 "Wynik finansowy" jako saldo Ma lub Wn, w następujący sposób:

a) zysk netto

- Wn konto 86 "Wynik finansowy",

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w analityce: Zysk netto za dany rok),

b) strata netto

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w analityce: Strata netto za dany rok),

- Ma konto 86 "Wynik finansowy".

Księgowania te dokonywane są na podstawie podjętej uchwały bądź decyzji w sprawie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Następnie na podstawie uchwały (decyzji) o podziale zysku lub pokryciu straty przeprowadza się rozliczenie wyniku finansowego ujętego na koncie 82.

Przykład Założenia Załóżmy, że Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników ABC spółki z o.o. podejmie w dniu 15 kwietnia 2016 r. uchwałę w sprawie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2015 r. oraz uchwałę w sprawie podziału zysku za 2015 r. w kwocie 38.000 zł.   Sprawozdanie to nie podlegało obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta. Uchwała nr 1/2016 Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników ABC Spółki z o.o. z siedzibą w Międzyrzeczu z dnia 15 kwietnia 2016 r. w sprawie: zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2015 r. § 1 Po rozpatrzeniu rocznego sprawozdania finansowego za 2015 r. i zapoznaniu się ze sprawozdaniem zarządu z działalności spółki za ten rok, Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników postanawia zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe spółki za 2015 r., które składa się z: wprowadzenia do sprawozdania finansowego,   bilansu na dzień 31 grudnia 2015 r., który po stronie aktywów i pasywów wykazuje sumę 2.438.556 zł,   rachunku zysków i strat za okres od 1 stycznia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r., który zamknął się zyskiem netto w kwocie 38.000 zł,   dodatkowych informacji i objaśnień. § 2 Uchwałę podjęto jednomyślnie. Edyta Gąbka, Michał Gawroński, Elżbieta Nowak (wspólnicy) Uchwała nr 2/2016 Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników ABC Spółki z o.o. z siedzibą w Międzyrzeczu z dnia 15 kwietnia 2016 r. w sprawie: podziału zysku netto za 2015 r. § 1 Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników spółki postanawia zysk netto za 2015 r. wynoszący 38.000 zł przeznaczyć na następujące cele: 1) na pokrycie straty za 2014 r.: kwota 15.000 zł, 2) na kapitał zapasowy: kwota 20.000 zł, 3) na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych: kwota 3.000 zł. § 2 Uchwałę podjęto jednomyślnie. Edyta Gąbka, Michał Gawroński, Elżbieta Nowak (wspólnicy) Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - przeksięgowanie zysku netto za 2015 r. - pod datą zatwierdzenia sprawozdania za 2015 r.: 38.000 zł 86 82 2. PK - podział zysku netto za 2015 r.:              a) na pokrycie straty za 2014 r. 15.000 zł 82 82    b) na kapitał zapasowy 20.000 zł 82 81-1    c) za ZFŚS 3.000 zł 82 85 3. WB - przekazanie środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek ZFŚS: 3.000 zł 13-5 13-0 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.)