Założenie działalności gospodarczej w formie biura rachunkowego

Chciałabym rozpocząć działalność gospodarczą jako biuro rachunkowe (usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych). Nie posiadam certyfikatu księgowego, uprawnień doradcy podatkowego czy biegłego rewidenta.

1) Czy aby wykonywać taką działalność, muszę spełnić jakieś wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości?

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zdefiniowano w art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości jako działalność gospodarczą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie następujących czynności:

prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
sporządzania sprawozdań finansowych,
gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej w ustawie o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorcę wykonującego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek zapewnienia, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które mają pełną zdolność do czynności prawnych i nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości (art. 76a ust. 3 ustawy).

Poza tym ustawa o rachunkowości zobowiązuje takiego przedsiębiorcę do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością (art. 76h ust. 1 tej ustawy). Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności. Stanowi o tym § 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1616). Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia, wynosi równowartość w złotych 10.000 euro. Kwota ta jest ustalana przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta - dla umów zawartych w 2016 r. jest to 42.935 zł.

Poza wymienionymi warunkami ustawa o rachunkowości nie przewiduje żadnych innych wymogów dla przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych ani osób faktycznie zajmujących się czynnościami z tego zakresu - dotyczących wykształcenia czy doświadczenia w księgowości. Brak certyfikatu księgowego, tytułu doradcy podatkowego czy biegłego rewidenta nie stanowi przeszkody do wykonywania takiej działalności.

Warto dodać, że w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w formie biura rachunkowego można także usługowo prowadzić podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz sporządzać deklaracje podatkowe. Są to czynności doradztwa podatkowego, które może wykonywać przedsiębiorca nieposiadający żadnych dodatkowych uprawnień. Wówczas nie ma obowiązku objęcia ich ubezpieczeniem OC.

2) Jak w praktyce osoba fizyczna ma zarejestrować działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Najprostszą formą prowadzenia własnej firmy jest jednoosobowa działalność gospodarcza, rejestrowana na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wpisu do CEIDG można dokonać drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu www.ceidg.gov.pl. Złożenie wniosku CEIDG-1 (o wpis przedsiębiorcy) do ewidencji działalności gospodarczej drogą elektroniczną wymaga podpisania tego wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym. Rejestracji firmy jednoosobowy przedsiębiorca może dokonać również w tradycyjnej formie, składając formularz w dowolnie wybranym urzędzie gminy. Wniosek można też wysłać pocztą, przy czym w takiej sytuacji niezbędne jest notarialne poświadczenie złożonego pod wnioskiem podpisu.

Wzór wniosku CEIDG-1 wraz z instrukcją wypełniania dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale CEIDG.

Wniosek o wpis do CEIDG jest jednocześnie żądaniem:

wpisu albo zmiany wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),
zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników,
zgłoszenia płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Zakładając firmę przedsiębiorca zobowiązany jest określić przedmiot prowadzonej działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności PKD 2007. Wykaz kodów, wśród których należy szukać właściwych dla działalności usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zawiera rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. z 2007 r. nr 251, poz. 1885 ze zm.). Dział 69 klasyfikacji PKD określa działalność prawniczą, rachunkowo-księgową i doradztwo podatkowe. W dziale tym należy wybrać podklasę 69.20.Z działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe. Obejmuje ona księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych, wykonywanych na zlecenie, sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych, kontrolę i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/biegłych rewidentów). Ponadto dotyczy działalności polegającej na przygotowywaniu dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych oraz na doradztwie podatkowym i reprezentowaniu klientów przed organami podatkowymi. Nie obejmuje natomiast działalności polegającej na przetwarzaniu danych, konsultacji w zakresie zarządzania, np. systemami księgowymi, czy też procedurami kontroli wydatków.